Die letzten Jahre haben bei vielen Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – gezeigt, wie überholt und veraltet ihre Systeme, Abläufe und Prozesse sind. Wie wichtig die Agilität, die Offenheit und Neugier für digitale Lösungen und Automatisierung sind. Bei aller Offenheit steht – wie bei allen Veränderungen – die offene Kommunikation an erster Stelle. Den Mitarbeiter:innen die Vorteile zu erklären, Ängste zu entkräften und ein gemeinsames Ziel zu definieren. Denn neue Technologien steigern die Wettbewerbsfähigkeit - gerade von kleinen und mittleren Unternehmen - enorm.
Datenchaos vermeiden
Unzählige Daten. Verschiedenste Systeme. Gedruckte Dateien. Das ist die traurige Realität in vielen Unternehmen. Es herrscht Chaos in den HR-Abteilungen – die Suche nach Lösungen lässt derzeit viele Köpfe rauchen. Der einfachste Weg ist wohl folgender: richtig digitalisieren. Es erfordert eine gute Planung und Struktur – und lohnt sich. Einmal automatisiert, ist das Erfassen und Speichern von Daten einfacher denn je. Da alles digital verfügbar ist, können die Dokumente jederzeit bearbeitet und neu gespeichert werden.
Der Vorteil liegt auch in der Nachhaltigkeit, denn es werden keine Ausdrucke mehr benötigt. Beispielsweise bietet „Microsoft Access“ viele Möglichkeiten, sich einen Überblick über die gesammelten Daten zu verschaffen. Daten können laufend bearbeitet werden und mit wenigen Mausklicks per Formular oder Bericht abgerufen werden.
Die Basis liegt in der Kommunikation
Informationen zu spät oder gar nicht erhalten. Kommunikation auf verschiedenen Plattformen. Solche Probleme können ganz simpel gelöst werden. Eine gewählte Anwendung, über die sämtliche Kommunikation erfolgt. Es gibt Unternehmen, die diese Vorteile bereits lange erkannt haben. Viele waren während und wegen der Lockdowns gezwungen, ihr System umzustellen. Es gibt aber auch noch Unternehmen, die an gewohnten Mustern festhalten. „Microsoft Teams“ – allen bekannt – ist wohl die am weitesten verbreitete und meistgenutzte Anwendung, wenn es um (interne) Kommunikation geht.
In vielen Unternehmen wird zumindest teilweise im „Homeoffice“, oftmals auch ganz remote, gearbeitet – zumindest an ein oder zwei Tagen pro Woche. Um, trotz der räumlichen Distanz, die zwischen den Kollegen:innen liegt, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Themen zu besprechen, schafft die Plattform digitale Meetingräume. Aber auch externe Besprechungen können – digital abgehalten – die oft ärgerliche Reisezeit vermeiden.
Zeitgemäß unterwegs
Wer schon einmal über zwei Wochen hinweg versucht hat, eine:n Kolleg:in zu erreichen, kennt dieses Problem: das Fehlen eines gemeinsamen Zeitmanagement-Tools. Auf diesem werden sämtliche Termine, Urlaube und andere Ereignisse festgehalten und geteilt. So hat jede:r Mitarbeiter:in immer im Blick, wer wann wo ist oder eben nicht. Eine gute Übersicht bringt auch den Vorteil, dass Termine nicht vergessen werden. Hierfür bietet sich zum Beispiel „Teambox“ oder „Asana“ an – jede:r Mitarbeiter:in verfügt über ein Kürzel. Kann dadurch sehen, welche Termine und Aufgaben ihm zugeteilt wurden. Und – mal Hand aufs Herz – so eine Übersicht erleichtert so manchen oder jeden Tag.