First 90 Days. Onboarding ohne Verlustängste.

Ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin fängt in Ihrem Team an. Alle sind motiviert und der gemeinsamen Zukunft steht nichts mehr im Weg. Außer die ersten 90 Tage! Onboarding stellt Unternehmen und Bewerber*innen vor Herausforderungen. Vieles ist vorprogrammiert und doch so individuell. In der letzten Ausgabe des HR/Cafés, das wieder als digitaler Event stattfand, drehte sich alles um ungewollte Fluktuation und wie sich diese minimieren lässt.

Welche Abteilungen haben eine besonders hohe Fluktuation und was sind die Gründe dafür? Laut einer Deloitte-Studie liegt die ungewollte Fluktuation in österreichischen Unternehmen bei 11%. Pikantes Detail: 57% der von Deloitte befragten Unternehmen wissen nicht, welche Berufsgruppen bei ihnen von Fluktuation betroffen sind. Bei der Studie kam auch heraus, dass vor allem der Vertrieb und die IT mit ungewollten Abgängen zu kämpfen haben.

Führungsverhalten, Gehalt, Aufstiegsmöglichkeiten und fehlende positive Mitarbeitererlebnisse sind nach wie vor die wesentlichen Gründe, warum sich Mitarbeiter*innen verändern. „Viele Unternehmen haben die Ursachen für Fluktuation erkannt und versuchen durch Investitionen in die Entwicklung ihrer Mitarbeiter*innen entgegenzusteuern“, sagt Markus Kriegler, Keynote-Speaker und Consultant bei Infoniqa, dem Spezialisten für HR-Software in Wels.

Der wirkungsvollste Stellhebel, um ungewollte Fluktuation zu verhindern, ist laut Kriegler die Optimierung der HR-Prozesse. Unternehmen sind gut beraten, HR-Services mit Fokus auf Mitarbeiter*innen zu etablieren und eine positive Employee Experience zu ermöglichen. Digitale Lösungen können eine Abhilfe schaffen, bieten sie doch mittlerweile hochleistungsfähige Tools für das Recruiting und Onboarding. Wichtig ist laut Kriegler, dass man vor der Einführung einer digitalen Lösung immer auch die bestehenden Prozesse kritisch hinterfragt und gegebenenfalls optimiert. Eine digitale Technologie kann Schwächen im Recruiting- und Onboarding-Prozess nicht ausgleichen. Andrerseits können optimierte Prozesse und eine fortschrittliche Software sehr gut zusammenspielen und gewisse Aufgaben lassen sich auch automatisieren.

70.000 Euro Kosten durch eine offene Stelle

Aufschlussreich in diesem Zusammenhang ist auch eine Studie von Xing, die Schlüsselkennzahlen (KPIs) sowie Kosten von Recruiting untersucht. 30% der befragten Unternehmen geben an, überhaupt keine KPIs im Recruiting zu messen, was angesichts der Recruiting-Kosten mehr als erstaunlich ist.

Die Studie hat zu Tage gebracht, dass Unternehmen die verfügbaren Recruiting-Kanäle sehr gut kennen und auch über die Time to Hire (Zeit, bis die Stelle besetzt ist) sowie die Cost per Hire (Kosten per Einstellung) sehr gut im Bilde sind. Eine weitere wichtige Kennzahl, die Cost of Vacancy, also anfallende Kosten, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt, werten laut der Xing-Studie allerdings nur 8% der befragten Unternehmen aus. Grund genug, um diesem Thema im HR/Café auf den Grund zu gehen und Licht ins Dunkel zu bringen.

Zu den spürbarsten Auswirkungen einer unbesetzten Stelle gehören der erhöhte Workload für das Team, Überarbeitung in Spitzenzeiten und der daraus resultierende Frust, der in einer Negativspirale münden kann. Rechnet man die Cost of Vacancy und die Cost per Hire für eine Führungskraft oder eine Senior Professional Stelle zusammen, so ergeben sich Kosten von 70.000 Euro, die im Unternehmen für Investitionen fehlen. Zwischenfazit des Impulsvortrags: Es lohnt sich, im ersten Schritt den Onboarding-Prozess zu analysieren!

Digitale HR-Lösungen

Im letzten Teil des Impulsvortrages waren die Möglichkeiten digitaler HR-Lösungen im Fokus. Diese erlauben es, Termine (betreffend Probezeit, Befristungen etc.) nicht mehr händisch einstellen zu müssen, was eine willkommene Erleichterung für das Team ist.

Digitale Tools eignen sich vor allem aber dazu, Mitarbeiter*innen bereits in der Phase zwischen der Vertragsunterschreibung und dem ersten Arbeitstag schrittweise in die Unternehmensabläufe zu integrieren. Dazu werden den neuen Mitarbeiter*innen relevante Informationen zur Verfügung gestellt. So können sich die neuen Kolleg*innen auf ihren ersten Tag im Unternehmen bequem von Zuhause aus vorbereiten.

Abhängig von der zu besetzenden Position kann man der/dem neue Mitarbeiter*in über das HR-Tool wichtige Grundunterweisungen als E-Learning-Modul ausspielen. Heutzutage ist das sogar mit einer eingebauten Wissensüberprüfung kombinierbar und lässt sich schnell und einfach über unterschiedliche Berufsgruppen hinweg auszurollen. Es lässt sich ein ganzer Online-Schulungsplan erstellen, der auf das Stellenprofil des/der neuen Mitarbeiter*in abgestimmt ist. Im Übrigen sind solche Schulungspläne ein bewährter Weg, um Expats zu integrieren, zum Beispiel indem sie Informationen zu Wohnmöglichkeiten, zum Verkehr im Gastland und anderen wichtigen Themen erhalten. Im Idealfall sind die künftigen Mitarbeiter*innen mittels einer App ab der Vertragsunterzeichnung eingebunden und können das für sie erforderliche Grundwissen schrittweise und stressfrei aufbauen. Das gibt Sicherheit und reduziert die Informationsflut der ersten Tage und Wochen.

Eine sehr effektive Kombination laut Markus Kriegler sind HR-Tools und Buddy-Systeme. In regelmäßigen Feedbackrunden mit dem Buddy hat der/die neue Mitarbeiter*in die Möglichkeit, persönlich Fragen stellen und erhält sofort ein Feedback. Die persönliche Kommunikation ist nach wie vor der stärkste Kommunikationskanal und als solcher unersetzlich.

Das Fazit

Digitale HR-Tools kommen meistens in Unternehmen ab 150 Personen zum Einsatz und können Verbesserungen für den Onbarding-Prozess bringen, wenn auch die entsprechenden Prozesse optimiert werden. „Ein geregeltes und strukturiertes Onboarding dient nicht nur dazu, Wissen zu vermitteln, sondern ist auch ein ganz wichtiger Ausdruck der Wertschätzung“, sagt Gerhard Heidlmair, Geschäftsführer von Heidlmair Kommunikation. Wird das im Unternehmen erkannt und umgesetzt, dann werden auch die ersten 90 Tage entspannter verlaufen – ganz ohne Verlustängste.